Ein häufiger Fehler in Projekten besteht darin, Verantwortlichkeiten nicht genau zu definieren. Durch nicht eindeutig geklärten Aufgaben und Zuständigkeiten gerät die Arbeit ins Stocken, es entstehen Konflikte, hervorgerufen durch zu viele Informationsschnittstellen in den Teams. Schnell kommt es zum Streit über Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Die Beteiligten wissen nicht, was konkret von ihnen verlangt wird oder gehen davon aus, dass sich schon jemand anderes darum kümmern wird.
Ermutigt nun durch das positive Feedback unserer Kunden und deren Anfrage, doch weitere Artikel mit dazugehörigen Vorlagen zur Verfügung zu stellen, und um Ihnen ein Werkzeug zur Lösung des oben genannten Problems in die Hand zu geben, widmen wir uns nun in diesem Artikel der RACI Matrix, mit der gewünschten Vorlage zum Downloaden.
Die RACI Methode ist ein Werkzeug zur Darstellung und Identifizierung von Verantwortlichkeiten und schafft somit einen Überblick über die Rollen in einem Projekt, also wer für welche Themen zuständig ist. Der Name selbst setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted und Informed zusammen. Dabei spielt die Größe des Projektes keine Rolle. Die RACI Matrix lässt sich sowohl bei komplexen Großprojekten als auch auf einzelne Prozesse anwenden.
In größeren Projekten lassen sich oft drei Dinge finden: unzählige Mitspieler, ein riesiges Arbeitsvolumen und meist wenig bis gar keine klare Übersicht über die Verantwortlichkeiten. Während die beiden ersten Faktoren unverändert bleiben, kann an am dritten Punkt gearbeitet werden. Nicht umsonst gibt es unzählige Methoden, Programme und Tools, die dem Chaos in Projekten den Kampf angesagt haben. Eine der effizientesten und einfachsten Methoden ist hierbei sicherlich die RACI Matrix oder auch RAM („Responsibility Assignment Matrix“) genannt. Anhand dieses Werkzeugs und der zugehörigen Methode lassen sich die Verantwortlichen und deren Arbeitsbereiche detailliert definieren; es wird geklärt, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Eine einfache Matrix ist gut zu erfassen und technisch leicht erstellt.
Für jeden Prozessschritt werden die folgenden Rollen zugeordnet:

R (Responsable) – der Bearbeiter einer Aufgabe
Wer ist mit der Durchführung der Aufgabe betraut? Der Hauptverantwortlichen wird dann üblicherweise auch weitere Personen zur Abarbeitung der Aufgabe hinzuzieht.

A (Accountable) – der verantwortliche Manager
Wer ist der verantwortliche Manager, der als Kontrollorgan über die korrekte Durchführung der Arbeiten wacht? Diese Person delegiert Aufgaben an den Verantwortlichen und prüft dann die Ergebnisse.

C (Consulted) – die fachliche Beratung
Hier werden meist Fachexperten oder außen stehende Berater beauftragt, die nur indirekt durch ihre Beraterfunktion an der Durchführung beteiligt sind.

I (Informed) – die Person, die die Informationen für andere Verantwortlichkeiten benötigt
Dabei wird festgelegt, welcher Projektbeteiligte wie informiert wird. Bei diesem Punkt findet keine Kommunikation in beiden Richtungen statt, sondern es handelt sich um eine reine Informationsweitergabe zum Status Quo.

Durch die grafische Darstellung der Verantwortlichkeiten mit der RACI Methode werden die Aufgaben für jeden übersichtlich und klar. Alle Beteiligten werden involviert und informiert, die interne Kommunikation wird verbessert. Durch die unmissverständliche Aufteilung aller Verantwortungsbereiche auf die Beteiligten werden Konfliktsituationen vermieden, die sich durch unklare Positionen und daraus resultierenden Missverständnisse ergeben können. Unklarheiten bei der Verantwortung können rechtzeitig ausgeräumt werden.
Positiv ist auch, dass für diese Methode kein eigenes Programm verwendet werden muss. Einfache Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel leisten hier guten Dienst.

Die RACI Matrix kann sowohl im strukturierten Rahmen von GPM/PMI/Prince2-Projekten als auch eigenständig eingesetzt werden.

Das leandirekt RACI-Formular finden Sie in unserem Vorlagen-Bereich.