Archiv für den Autor: Oliver Grimm

23. April 2021

Vorlage Wertstromdesign überarbeitet

Mit leandirekt.de haben Sie jederzeit Zugang zu den wichtigsten Vorlagen und Arbeitshilfen zur Produktivitätssteigerung und Durchlaufzeitreduzierung. Nachdem sich in meinem letzten Workshop gezeigt hat, dass die Bedienung der leandirekt Wertstromdesign Vorlage etwas umständlich ist (mehrfach gruppierte Objekte, überlagerte Ebenen), habe ich die Powerpoint-Vorlage vereinfacht. Das Aussehen ist gleich geblieben. Aber die Bedienung sollte nun intuitiver sein. Probieren Sie es doch gleich einmal aus:

leandirekt.de/service/vorlagen-und-checklisten/

Wer sich bereits im leandirekt-Vorlagenbereich registriert hat, kann den alten Zugangslink selbstverständlich weiter verwenden.
Wie gefällt Ihnen die überarbeitete Vorlage? Schreiben Sie mir gerne unten einen Kommentar.

Viel Erfolg beim (Wertstrom) Optimieren wünscht Ihnen
Oliver Grimm

22. April 2021

Buchen Sie Ihr leandirekt online Training jetzt noch schneller

Schon seit einigen Monaten können Sie die Online-Trainings von leandirekt direkt auf meiner Webseite buchen. Seit heute geht das noch schneller: gehen Sie einfach auf die Seite termin.leandirekt.de und suchen Sie sich gleich Ihren Wunschtermin für das Training aus. Im Angebot finden Sie das beliebte Grundlagentraining „Lean Basics“, Trainings zu einzelnen Lean-Methoden und spezielle Trainingsangebote für den Admin/Office/HR-Bereich.

Alle Themen im Detail finden Sie unter

https://www.leandirekt.de/termine/

PS: Im Gegensatz zu den meisten anderen Trainingsangeboten für Lean Themen am Markt sind alle Online-Trainings bei mir LIVE-Trainings! Das heißt, sie erarbeiten die Lehrinhalte individuell und gemeinsam mit mir als Ihrem persönlichen Lean Coach im Videocall.

Warum Sie sonst noch mit meinen Trainings keinen Fehler machen können, lesen Sie hier:

https://www.leandirekt.de/training/vorteile/

 

6. April 2021

…, weil schnell und stark nicht das Gleiche sind!

Heute Morgen habe ich einen Artikel über eine neue Software gelesen, mit der niedergelassene Ärzte die Dauer eines COVID-Impfbesuches von 70 Minuten um die Hälfte reduzieren könnten. So weit, so gut. Nun endete der Artikel aber mit der Aussage, dass dadurch die Anzahl der Impfungen in den Arztpraxen deutlich gesteigert werden könne.

Merken Sie, was da nicht stimmt?

Die Verbesserung der Durchlaufzeit und die Erhöhung der Kapazität sind zwei weitgehend unabhängige Dinge. Die Durchlaufzeit ergibt sich aus der Summe der wertschöpfenden Zeiten plus der Summe der Wartezeiten. Der wichtigste Hebel zur Verbesserung der Durchlaufzeit ist die Reduzierung der Liegezeiten, d.h. der Prozess muss ins Fließen kommen.

Auf der anderen Seite ist die Kapazität eines Prozesses ausschließlich abhängig von seinem langsamsten Teilglied, was bezogen auf die Arztpraxis wohl der eigentliche Impfvorgang durch den Arzt ist. Nun stimmt es natürlich, dass sich durch eine kürzere Zeit für den Impfvorgang durch den Arzt auch die Durchlaufzeit verkürzt. Aber der Effekt ist marginal, weil die Gesamtdurchlaufzeit für den Patienten so lang ist.

Warum ich diesem Artikel die beiden Bilder hinzugefügt habe?

Weil schnell und stark nicht das Gleiche sind. Beides ist wichtig: schneller wird ein Prozess durch die Optimierung der Durchlaufzeit; „stärker“ wird ein Prozess durch eine Taktanalyse und die Aufweitung des Engpasstaktes (Stichwort: „Theory of Constraints“). Wer stärker ist, ist vielleicht auch ein wenig schneller. Aber wichtiger für „schnell“ sind vor allem andere Eigenschaften. Ein Elefant ist eben stark, aber dadurch nicht automatisch auch schnell. Ein Gepard ist schnell. Und ob er stark ist, ist dafür zweitrangig.

Wer diesen Unterschied nachvollziehen kann, hat schon eine der wichtigsten Grundlagen von Lean verstanden. Deshalb erkläre ich das in meinen Trainings immer direkt am Anfang.

1. April 2021

#readytohelp 2021

Als ich heute morgen die Nachrichten gelesen habe, war die erste Meldung, dass mit sogenannten Null-Totraum-Spritzen eine weitere Dosis Impfstoff aufgezogen werden kann. Das ist gut und wird bestimmt helfen, den derzeitigen Impfstoffmangel etwas zu entschärfen. In dem Artikel wird eine Verbesserung von 16% genannt. In vielen Ländern werden diese Spritzen schon eingesetzt.

Noch besser ist, dass man solche Ideen systematisch erarbeiten kann. Das geht z.B. mit Methoden aus dem Lean Baukasten, wie sie von vielen Lean-Experten wie mir erfolgreich seit Jahren eingesetzt werden.

Aus diesem Grund erneuere ich mein #readytohelp-Angebot vom November 2020:

Kennen Sie eine Organisation oder einen Verein, der gerade jetzt in der Corona-Zeit mit wenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mehr leisten muss? Gerne unterstütze ich dort mit meinem Wissen und meiner Erfahrung, damit wir den Menschen schneller helfen können.

ja, kostenlos 🙂

Und um eine Sache vorweg klarzustellen: es geht nicht darum, dass Leute eingespart werden oder jemand eine Ausrede dafür hat, dass dringend benötigtes zusätzliches Personal nicht eingestellt wird. Es geht einfach darum, schneller zu werden, damit Ihre Organisation mehr Menschen helfen kann.

Denn Durchlaufzeit und Lean und Exzellenz sind nicht nur Themen in Produktion und Logistik, sondern überall dort, wo Menschen mit Leidenschaft etwas leisten.

Wem darf ich helfen?
Wer von Euch Kolleginnen und Kollegen ist dabei?

Schreiben Sie mir auf xing oder Linkedin.

15. März 2021

Campfire Prozessmanagement und Unternehmenskultur

 

Planen Sie Ihre Prozesse noch oder leben sie (die Prozesse 🙂 schon?

Spätestens seit „Agile“ sollte klar sein, dass es zwecklos ist, die Planung und Vorbereitung für Wandel bis ins Akribischste zu treiben. Es gibt einen Punkt, an dem muss die Umsetzung starten.

Aber andererseits: „Man verändert Dinge bereits dadurch, dass man sie nur betrachtet“ (Richard Feynman, glaube ich; leider finde ich das Zitate gerade nicht).

Was also hat Prozessmanagement mit Unternehmenskultur zu tun? Ist das eine ein Katalysator für das andere? Oder ist das unabhängig voneinander?

Diesen und weitere Fragen stellen wir uns in dem virtuellen Campfire „Prozessmanagement und Unternehmenskultur“ am 24.03.2021 um 14:00 Uhr mit Dr. Sven Geelhaar und mir.

Seien Sie gespannt. Und melden Sie Sich am besten gleich an.

https://zfrmz.eu/Z5fgweX9IBUm1s64b8VB

9. März 2021

Wie man ein Lean Projekt scheitern lässt

Haben Sie schon einmal ein Lean Projekt durchgeführt, beauftragt oder daran teilgenommen? Für alle Lean-Experten, -Veteranen und -Beteiligten ist hier die Liste der …

… 5 besten Dinge, um ein Lean Projekt scheitern zu lassen:

1. zu glauben, dass man ein Lean Projekt ohne das Vertrauen der Mitarbeiter machen kann
2. den Auftraggeber seine Erwartung an das Projektergebnis nicht aufschreiben lassen (ja, aufschreiben; nicht nur „sagen“ 🙂
3. ohne ein klares Mandat für das Projektteam oder den Projektleiter zu starten
4. die Erwartung zu wecken, dass Lean sofort Geld spart
5. darauf zu hoffen, dass man Lean nicht erklären muss (, weil es offensichtlich ist)

Vollständige, gut strukturierte und aktuelle Daten sind die Grundlage für eine effektive Produktionssteuerung. Neben den veränderlichen Daten (Produktionsaufträge, Mengen, Termine) muss auch die Organisation der Stammdaten auf sichere Füße gestellt werden. Aus diesem Grund richtet der VDI einen neuen Arbeitskreis zum Thema Stammdatenmanagement ein. Interessierte Personen und Unternehmen können ab sofort bei dem neuen Arbeitskreis mitmachen. Weitere Informationen gibt es hier:

https://www.vdi.de/fileadmin/pages/vdi_de/redakteure/mailings/TG1_GPL_FA_Stammdaten_und_Bewegungsdaten_Flyer_final.pdf

 

10. Februar 2021

Lean-Workshop-Teilnehmer

Haben Sie als Lean-Experte, -Coach oder Führungskraft schon einige Lean-Workshops geleitet oder an ihnen teilgenommen? Dann werden Sie bestimmt auch das Gefühl gehabt haben, dass einige Workshops sehr gut laufen und andere einfach nicht „zünden“. Das mag zum Einen an dem ausgewählten Thema oder der Moderationserfahrung des Lean-Coaches liegen. Zum anderen kann es auch an einer unpassenden Auswahl der Teilnehmer Ihres Workshop liegen.

Verschiedene Rollen der Teilnehmer

Über die Jahre, in denen ich als Lean-Trainer und -Berater mit unterschiedlichsten Unternehmen zusammengearbeitet habe, hat sich ein Standard herausgebildet, wie ich Lean Workshops am liebsten zusammensetze und als am Effektivsten ansehe. Dieser Standard basiert einerseits darauf, dass alle wichtigen Rollen abgedeckt sind und eine gute Anzahl von Teilnehmern teilnimmt.

Was macht einen effektiven Workshop aus?

Fangen wir mit dem zweiten Thema an. Was sind nun die Kriterien dafür, dass ein Workshop effektiv ist? (Workshopeffizienz ist noch mal ein anderes Thema, um deren Optimierung man sich aber erst nach der Verbesserung der Effektivität kümmern sollte.) Meiner Meinung nach ist ein Workshop dann effektiv, wenn mit seiner Hilfe konkrete Verbesserungen der Arbeitsmethode wirklich umgesetzt werden. Das „wirklich umgesetzt“ betone ich an dieser Stelle deshalb, weil alle Verbesserungen nichts wert sind, wenn sie nur vereinbart werden, aber nicht auch sofort und vor Ort umgesetzt werden. Das Verschieben der Umsetzung birgt immer die Gefahr, dass es zu Verzögerungen kommt oder schlimmstenfalls die Ergebnisse gar nicht mehr umgesetzt werden.

Zwei Macher, ein Entscheider

Aus diesem Grund benötigen wir in einem Workshop einerseits die (gewerblichen) Mitarbeiter aus dem betrachteten Bereich, um sicherzustellen, dass an den echten und wichtigen Problemen gearbeitet wird. Andererseits ist ein Entscheider wichtig, der Verzögerungen aus dem Weg räumt. Bei den gewerblichen Mitarbeitern empfiehlt es sich darüber hinaus, Mitarbeiter aus verschiedenen Unterbereichen oder von verschiedenen Arbeitsplätzen innerhalb des Bereiches auszuwählen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Vertreter aller Stakeholdergruppen im Workshop vertreten sind. Das kann gelegentlich so weit gehen, die gemeinsame Arbeit im Workshop als Teambuildingmaßnahme zu sehen. Nach meiner Erfahrung hat sich die Teilnahme von zwei gewerblichen Mitarbeitern bewährt.

Bisher haben wir damit die drei Teilnehmer für unseren Workshop festgelegt:
– zwei gewerbliche Mitarbeiter mit verschiedenen Blickwinkeln
– eine Führungskraft, die die zu erwartetenden Maßnahmen entscheiden kann

Ein Moderator, ein Analyst

Hinzu kommt noch der Moderator zur Planung und Durchführung des Workshops sowie die letzte Rolle, die ich „Analyst“ nenne. Oft ergeben sich im Workshop Fragen, deren Beantwortung durch die Analyse von Daten verbessert werden kann. Diese Rolle ist nicht immer erforderlich; sie hilft aber, die Qualität und Geschwindigkeit des Workshops zu verbessern. Oft wird sie von einem jungen Ingenieur oder einem neuen Teammitglied ausgefüllt. Wichtig ist, dass diese Person über die Fähigkeiten und Möglichkeiten verfügt, sich die erforderlichen Daten zu beschaffen und mit Ihnen zu arbeiten.

Somit ergeben sich die folgenden 5 Rollen, die ich für Lean-/KVP-Workshops empfehle:

  • zwei Mitarbeiter
  • eine Führungskraft
  • ein Analyst
  • ein Moderator

Fünf Menschen sind ein (Lean-)Team

Insgesamt kommen wir damit auf fünf Teilnehmer, was sich aus meiner Sicht gut bewährt hat. Selbst beim (temporären) Ausfall von eins bis zwei Teilnehmern kann man bei einem mehrtägigen Workshop noch etwas Gutes erarbeiten. Da die Gruppe nicht zu groß ist, ist der Abstimmungsbedarf überschaubar. Nach meiner Erfahrung realisieren die Teilnehmer in solch einer Zusammensetzung schnell die gegenseitigen Unterstützungsmöglichkeiten und man kommt zügig in einen produktiven Arbeitsmodus.

 

Suchen Sie noch einen externen Moderator für Ihre Workshops? Sprechen Sie mich gerne an.

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2. Februar 2021

Optimierung der Besprechungslandschaft

Vor ein paar Tagen hatte ich an dieser Stelle die Vorlage „Besprechungsanalyse“ veröffentlicht und versprochen, dass es dazu noch eine komplette Methode „Besprechungsdesign“ geben wird. Dieses Versprechen löse ich hiermit ein.

Verbesserung einzelner Besprechungen

Zunächst einmal müssen wir für die Verbesserung der Besprechungslandschaft zwei Arten von Verbesserungen unterscheiden: Erstens die Verbesserung der Durchführung einzelner Besprechungen und zweitens die optimale Gestaltung der Besprechungslandschaft. Während es für das erste Thema schier unendlich viele Angebote, Tipps und Tricks im Netz gibt (siehe hier), findet man kaum konkrete Ansätze zur Optimierung der kompletten Besprechungslandschaft. Unter letzterem verstehe ich den Gesamtumfang der Besprechungen in einem Unternehmen bzw. an einem Standort.

Die beiden Ansätze „einzelne Besprechungen besser machen“ und „die Besprechungslandschaft optimieren“ sind dabei unabhängig voneinander, ergänzen sich und verstärken gegenseitig ihre positiven Effekte! Tun Sie daher am besten beides, um eine möglichst effiziente Kommunikation bei minimalem Aufwand für alle Beteiligten sicherzustellen.

Optimierung der kompletten Besprechungslandschaft

Im Folgenden geht es nun ausschließlich um die Optimierung der Besprechungslandschaft. Hierzu schlage ich die folgenden Schritte vor:

Besprechungsanalyse

1. Besprechungen AUFLISTEN (Name? wann? Teilnehmer? Dauer?) (z.B. mit Hilfe der Vorlage „Besprechungsanalyse“)
2. Besprechungen KATEGORISIEREN: Information oder Diskussion oder Entscheidung (oder Netzwerken)
3. THEMEN zuordnen: welche Themen werde heute in welchen Besprechungen behandelt?
4. INFORMATIONSFLÜSSE analysieren (z.B. mit Hilfe einer Informationsstrukturanalyse): Welche Informationen werden in welcher Besprechung benötigt oder erstellt?

Besprechungsdesign

5. STAKEHOLDERanalyse und -einbindung
6. VERANTWORTLICHKEITEN festlegen: Welche Menschen sollen für welches Thema verantwortlich sein?
7. STREICHEN: Welche Besprechungen können wegfallen (evtl. mit anderen Besprechungen verbunden werden)?
8. REIHENFOLGE der Besprechungen festlegen (in Abhängigkeit von dem Informationsfluss)
9. TEILNEHMER festlegen (je weniger desto besser)
10. UHRZEITEN/TAGE für die Besprechungen festlegen

Umbau der Besprechungslandschaft

11. Die UMSTELLUNG der Besprechungslandschaft in verschiedene Schritte gliedern
12. die REIHENFOLGE dieser Veränderungen planen
13. TERMINE für die jeweiligen Umstellungen festlegen
14. einen KOMMUNIKATIONSPLAN für die Veränderungen erstellen (bei größeren Veränderungen)
15. die erste Veränderung UMSETZEN
16. Schritt für Schritt die restlichen Veränderungen UMSETZEN

Swim Lane Darstellung

Vielleicht fragen Sie sich nun, was das Bild dieses Beitrags mit dem Thema zu tun hat? Nun, zur Visualisierung des Informationsaustausches zwischen Besprechungen wird oft ein sogenanntes Swim Lane Diagramm eingesetzt. Ähnlich wie bei einer Wertstromanalyse wird der Prozessablauf durch eine Kette von einzelnen Besprechungen dargestellt, wobei die Bahnen des Schwimmbeckens einer Abteilung oder Arbeitsgruppe entsprechen. Ich finde das ein schönes Beispiel, wie man das Problem der in sich abgeschlossenen Informationsblasen der Abteilungen darstellen kann.

Womit sollten Sie anfangen?

Welche der beiden Ansätze ist nun wichtiger: Die Verbesserung der einzelnen Besprechungen oder die Optimierung der Besprechungslandschaft? Beides ist wichtig! Aber der Ansatz und die Verantwortung hierfür unterscheiden sich. Das effiziente Durchführen einzelner Besprechungen ist ein Soft Skill, den jeder Mensch beherrschen sollte, der regelmäßig Besprechungen leitet. Grundsätzlich sollte hier Jeder seine Fähigkeiten kritisch hinterfragen und sich weiterbilden. Auch die breite Entwicklung dieses Skills im Rahmen eines Unternehmensprogramms ist denkbar.

Die Optimierung der Besprechungslandschaft hingehen ist eine Managementaufgabe, deren Entwicklung Zeit, Führung und geeignete Maßnahmen (Kommunikations- und Stakeholdermangement) benötigt. Die Umsetzung der in diesem Artikel vorgestellten Methode wird nur erfolgreich sein, wenn die Umsetzenden die erforderliche Entschlusskraft und das richtige Mandat dafür haben. Ob die Optimierung der Besprechungslandschaft nun von einer höheren Führungskraft oder von einer Stabsstelle Organisationsentwicklung getrieben wird, ist von dem jeweiligen Unternehmen abhängig. Ein hinreichendes Mandat (hier: Durchsetzungsmacht) ist in jedem Fall unabdingbar.

Gemeinsam Ihre Besprechungslandschaft optimieren

Und nun wünsche ich Ihnen viel Erfolg beim Optimieren Ihrer Besprechungslandschaft.
Ich freue mich darauf, von Ihren Erfolgen zu hören.

Falls Sie Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Besprechungslandschaft benötigen oder Sie an einem Training teilnehmen möchten, stehe ich gerne zur Verfügung. Meine Kontaktdaten finden Sie hier.

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22. Januar 2021

Der Ursprung der Besprechungsanalyse

Letzten Dienstag habe ich hier eine Vorlage zur Besprechungsanalyse vorgestellt. Das erste Mal habe ich diese Methode im Dezember 2011 eingesetzt (freilich ohne sie so zu nennen oder mir der übergreifenden Bedeutung bewusst zu sein). Die konkrete Aufgabe bestand damals darin, die Weitergabe von Qualitätsinformationen möglichst schnell und effizient zu organisieren. Nachdem mir aufgefallen war, dass es zum Thema Qualität verschiedene Besprechungen gab, die sich auch erheblich überschnitten, listete ich zunächst die verschiedenen Besprechungen inklusive der Teilnehmer, dem Zeitpunkt, der Agenda und der Art der Besprechung auf. Denn wie sich später beim Einsatz der Besprechungsanalyse immer wieder bestätigte, gründen Probleme mit einer ineffizienten Besprechungslandschaft vor Allem auf zwei Ursachen:

1. einer unterschiedlichen Auffassung zwischen dem Einladenden und den Teilnehmern darüber, welchen Zweck eine Besprechung hat und
2. einer ineffizienten Reihenfolge der Besprechungen, so dass Informationen oft mehrfach mitgeteilt werden.

Punkt 1 ist in den meisten Fällen durch eine standardisierte oder vorher verteilte Agenda in den Griff zu bekommen. Außerdem sollte der Einladende von Anfang an klar machen, ob die Besprechung rein zum Informieren, zum Erarbeiten eines Thema oder zum Entscheiden gedacht ist. Missverständnisse hierüber führen regelmäßig zu Frust bei allen Beteiligten.

Punkt 2 kann durch eine gute Planung der Teilnehmer, der Agendas und schließlich der Reihenfolge der Besprechungen optimiert werden.

Oft ergeben sich durch die Umsetzung dieser einfachen Maßnahmen schon erste Verbesserungen, so dass die Anzahl und Länge der Besprechungen reduziert werden kann.

Die Vorlage zur Besprechungsananalyse können Sie weiterhin hier herunterladen:

leandirekt.de/service/vorlagen-und-checklisten/

Die vollständige Methode zur Besprechungsoptimierung werde ich in den nächsten Tagen hier posten.

Möchten Sie gleich informiert werden, wenn es soweit ist?
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