Archiv für den Autor: Oliver Grimm

5. Mai 2018

„Wer ist eigentlich dafür verantwortlich?“

Ein häufiger Fehler in Projekten besteht darin, Verantwortlichkeiten nicht genau zu definieren. Durch nicht eindeutig geklärten Aufgaben und Zuständigkeiten gerät die Arbeit ins Stocken, es entstehen Konflikte, hervorgerufen durch zu viele Informationsschnittstellen in den Teams. Schnell kommt es zum Streit über Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Die Beteiligten wissen nicht, was konkret von ihnen verlangt wird oder gehen davon aus, dass sich schon jemand anderes darum kümmern wird.
Ermutigt nun durch das positive Feedback unserer Kunden und deren Anfrage, doch weitere Artikel mit dazugehörigen Vorlagen zur Verfügung zu stellen, und um Ihnen ein Werkzeug zur Lösung des oben genannten Problems in die Hand zu geben, widmen wir uns nun in diesem Artikel der RACI Matrix, mit der gewünschten Vorlage zum Downloaden.
Die RACI Methode ist ein Werkzeug zur Darstellung und Identifizierung von Verantwortlichkeiten und schafft somit einen Überblick über die Rollen in einem Projekt, also wer für welche Themen zuständig ist. Der Name selbst setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted und Informed zusammen. Dabei spielt die Größe des Projektes keine Rolle. Die RACI Matrix lässt sich sowohl bei komplexen Großprojekten als auch auf einzelne Prozesse anwenden.
In größeren Projekten lassen sich oft drei Dinge finden: unzählige Mitspieler, ein riesiges Arbeitsvolumen und meist wenig bis gar keine klare Übersicht über die Verantwortlichkeiten. Während die beiden ersten Faktoren unverändert bleiben, kann an am dritten Punkt gearbeitet werden. Nicht umsonst gibt es unzählige Methoden, Programme und Tools, die dem Chaos in Projekten den Kampf angesagt haben. Eine der effizientesten und einfachsten Methoden ist hierbei sicherlich die RACI Matrix oder auch RAM („Responsibility Assignment Matrix“) genannt. Anhand dieses Werkzeugs und der zugehörigen Methode lassen sich die Verantwortlichen und deren Arbeitsbereiche detailliert definieren; es wird geklärt, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Eine einfache Matrix ist gut zu erfassen und technisch leicht erstellt.
Für jeden Prozessschritt werden die folgenden Rollen zugeordnet:

R (Responsable) – der Bearbeiter einer Aufgabe
Wer ist mit der Durchführung der Aufgabe betraut? Der Hauptverantwortlichen wird dann üblicherweise auch weitere Personen zur Abarbeitung der Aufgabe hinzuzieht.

A (Accountable) – der verantwortliche Manager
Wer ist der verantwortliche Manager, der als Kontrollorgan über die korrekte Durchführung der Arbeiten wacht? Diese Person delegiert Aufgaben an den Verantwortlichen und prüft dann die Ergebnisse.

C (Consulted) – die fachliche Beratung
Hier werden meist Fachexperten oder außen stehende Berater beauftragt, die nur indirekt durch ihre Beraterfunktion an der Durchführung beteiligt sind.

I (Informed) – die Person, die die Informationen für andere Verantwortlichkeiten benötigt
Dabei wird festgelegt, welcher Projektbeteiligte wie informiert wird. Bei diesem Punkt findet keine Kommunikation in beiden Richtungen statt, sondern es handelt sich um eine reine Informationsweitergabe zum Status Quo.

Durch die grafische Darstellung der Verantwortlichkeiten mit der RACI Methode werden die Aufgaben für jeden übersichtlich und klar. Alle Beteiligten werden involviert und informiert, die interne Kommunikation wird verbessert. Durch die unmissverständliche Aufteilung aller Verantwortungsbereiche auf die Beteiligten werden Konfliktsituationen vermieden, die sich durch unklare Positionen und daraus resultierenden Missverständnisse ergeben können. Unklarheiten bei der Verantwortung können rechtzeitig ausgeräumt werden.
Positiv ist auch, dass für diese Methode kein eigenes Programm verwendet werden muss. Einfache Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel leisten hier guten Dienst.

Die RACI Matrix kann sowohl im strukturierten Rahmen von GPM/PMI/Prince2-Projekten als auch eigenständig eingesetzt werden.

Das leandirekt RACI-Formular finden Sie in unserem Vorlagen-Bereich.

15. Juli 2015

Neue Webseite für Smartphones

Ab sofort gibt es auch eine Mobilversion unserer Webseite leandirekt.de. Die neue Seite liefert eine deutlich bessere Darstellung auf Mobilgeräten mit kleinem Display, z.B. auf Smartphones. Vor allem die Navigation über den Navigationsbutton rechts oben auf der Seite ist nun auf Smartphones viel einfacher zu bedienen.

Probieren Sie es doch einfach einmal aus.

24. März 2015

Umfrage zum Startup-Wettbewerb

Für den Sommer 2015 planen wir einen Startup-Wettbewerb. Die Zielgruppe dafür sind junge Unternehmen oder Startups in Gründung, die im engen oder weiten Sinne mit Produktion und Logistik zu tun haben. Mit dem Wettbewerb möchten wir diese Unternehmen dabei unterstützen, die Prinzipien des Lean Managements von Anfang an in Ihrem Geschäft einzusetzen. Denn dort wo gleich alles richtig gemacht wird, muss man sich nachher nicht aufwändig dem Umbau der Prozesse stellen.

Aber wie soll das Ganze heißen? Inzwischen gibt es ja schon viele verschiedene Startup-Wettbewerbe, so dass der Name etwas Besonderes sein sollte. Andererseits besteht natürlich die Gefahr, dass man gar nicht mehr erkennt, worum es geht, wenn der Name zu ausgefallen ist.

Wie soll unser Startup-Wettbewerb 2015 heißen?

Wir sind auf Ihre Ideen gespannt.

(Die Umfrage ist abgeschlossen)

Vielen Dank.

 

26. Januar 2015

leanFRAGEzeit

Am Mittwoch, den 25.02.2015, bieten wir von 14 bis 16 Uhr eine leanfragezeit an. Unter unserer Nummer 0871 20662309 beantworten wir Ihre Fragen zu allen Themen rund um Lean Management. Dieser Service ist kostenlos und unabhängig von einer Beauftragung. Nutzen Sie diese Gelegenheit und stellen Sie Ihre Fragen!

Bei tiefergehenden Themen können Sie uns auch gerne vorher eine E-Mail mit Ihrer Frage schicken.