Im ersten Blogpost dieser Miniserie zum „Projektmanagement in Lean Projekten“ hatte ich darauf hingewiesen, dass ein effektives Risikomanagement für Lean Projekte unabdingbar ist. Warum ist das so?
Risikomanagement ist ein Teil des Projektmanagements, der mit wenig Aufwand umsetzbar ist, gleichzeitig aber viele Probleme ersparen kann. Wie bei dem Thema Projektauftrag geht es auch hier darum, sich überhaupt mit dem Thema (Risiken im Projekt) zu beschäftigen. „Gefahr erkannt, Gefahr gebannt“ mag vielleicht etwas übertrieben klingen; aber zumindest hat der Projektleiter mit der formal niedergeschriebenen Risikenliste ein Hilfsmittel, um mit dem Auftraggeber und den weiteren Projektbeteiligten die Risiken zu besprechen. Eine Risikenliste, die im Rahmen der Regelkommunikation im Projekt immer wieder besprochen wird, ist schon die halbe Miete, um frühzeitig geeignete Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Wie geht man nun dabei vor?
Zunächst muss man verstehen, dass Risikomanagement einerseits aus der Risikoanalyse und andererseits aus geeigneten Antworten darauf (und deren Nachverfolgung) besteht.
Zu Beginn der Risikoanalyse werden mögliche Risiken aufgelistet. Grundsätzlich empfiehlt es sich, diese Liste nicht nur von einer Person erstellen zu lassen, sondern die Beteiligten an der Liste mitarbeiten zu lassen. Hierzu eignet sich z.B. ein kleiner Brainstorming-Workshop oder einfach eine Rund-E-Mail an alle Projektbeteiligten. Für die Einordnung der Projektrisiken hat sich die folgende Darstellung bewährt:
Hierbei wird jeweils die Eintrittswahrscheinlichkeit gegenüber der Schwere des Ereignisses dargestellt. In der Beispieldarstellung entspricht die Größe der Blase der Wichtigkeit dieser Kriterienkombination (damit die wichtigsten Themen direkt ins Auge springen).
Nachdem eine erste Analyse der Risiken stattgefunden hat, sollten Gegenmaßnahmen hierfür festgelegt werden. Die einfachste Variante ist ein Einzeiler pro Risiko, sodass alle Risiken inklusive Gegenmaßnahmen auf eine Powerpoint-Seite passen. Detailliertere Maßnahmenbeschreibungen sind z.B. nach dem Risikomanagement gemäß der Projektmanagementmethode Prince 2 möglich.
Aus den Gegenmaßnahmen ergeben sich im Regelfall weitere To-dos die mithilfe eines sicheren Wiedervorlagesystems vom Projektleiter aufgegriffen und weiterverarbeitet werden. Welche Möglichkeiten es hierfür gibt, erkläre ich im dritten Teil dieser Miniserie, der in den nächsten Tagen erscheinen wird.