In den ersten beiden Folgen dieser Miniserie zum Projektmanagement in Lean Projekten habe ich mich mit dem Projektauftrag und dem Risikomanagement beschäftigt. Während ein guter Projektauftrag den Start des Projektes verbessert und ein gutes Risikomanagement die Auswirkung von negativen Ereignissen vermindert (defensiv), sichert uns ein effektives Wiedervorlagesystem die Wirkungsmacht unserer Handlungen im Projekt (offensiv). Was ist nun darunter zu verstehen?

Sowohl der Projektleiter als auch die Mitglieder des Projektteams gehen bei der Erarbeitung der Projektergebnisse in der Regel wie folgt vor:

1. Aufgaben analysieren

2. mögliche Lösungen hierfür gegeneinander bewerten

3. Entscheidungen treffen

4. den festgelegten Lösungsweg in kleine Schritte zerlegen

5. diese Schritte nacheinander umsetzen bzw. delegieren

6. die komplette Lösung wieder zusammenfügen

Während die Punkte 1 bis 4 und 6 fachabhängig sind und sich je nach Fragestellung des Projektes und persönlicher Präferenz der Beteiligten unterscheiden können, sind die Herausforderungen in Punkt 5 in den meisten Projekten ähnlich. Nach meiner Erfahrung wird gerade dem Punkt „systematische Umsetzung“ von vielen Projektleitern zu wenig Beachtung geschenkt, obwohl sich dieser Schritt gut strukturieren und standardisieren lässt. Die Folgen von mangelhafter Umsetzung sind Verzögerungen, Unklarheiten und Qualitätsprobleme. Demgegenüber sichert eine effektive Abarbeitung von Aufgaben den Projekterfolg mit Blick auf Kosten, Zeit und Qualität.

Worum geht es nun bei dem Thema „effektive Abarbeitung“? Nach meiner Erfahrung lässt sich die Abarbeitungseffizienz sofort steigern, indem der Projektleiter sein persönliches Wiedervorlagesystem verbessert. Die Ziele dabei sind, dass

• Aufgaben nicht verloren gehen, ohne dass dies bemerkt wird

• delegierte Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt eingefordert werden

• Vorgänge in die Zukunft geschickt werden können (Wiedervorlage)

• Projekte nicht ins Stocken geraten, weil eine Aufgabe abgeschlossen wurde ohne die Folgeaufgabe einzusteuern

Dies beinhaltet das klassische To-Do-Management, geht allerdings weit darüber hinaus. Ich nenne es daher „Wiedervorlagesystem“.

Nun sollte man nicht vorschnell eine Software dafür ins Auge fassen, die einem gerade zur Hand ist oder die man seit Jahren schon einsetzt. Vielmehr sollte zunächst eine geeignete Methode ausgewählt werden und im zweiten Schritt eine passende Software (oder eine physische Lösung) ausgewählt werden. Es muss also die Wiedervorlagemethode von der konkreten Lösung unterschieden werden!

Obwohl ich jemand bin, der sich lange und mit Leidenschaft und immer wieder auf die Suche nach neuen Methoden begibt, ist meine Best-Practice dieser Wiedervorlage-Methode seit 15 Jahren Getting Things Done von David Allen. Etwas besseres habe ich nicht gefunden. Schauen Sie sich die Wikipedia-Seite und vor allem die Mindmaps auf der Seite ausführlich an; es lohnt sich. In GTD werden Sie viele Mini-Best-Practices finden, die Ihnen helfen, Aufgaben effizienter abzuarbeiten.

Quelle: René Weber / Wikipedia
Lizenz: CC BY-SA 3.0

Erst danach sollte man für sich die Frage beantworten, wie und mit welcher Software man diese Best-Practices umsetzen möchte. Ich habe als Wiedervorlagesystem für meine allgemeinen Aufgaben 2 Jahre lang eine karierte Kladde verwenden, dann 5 Jahre lang eine einfache Tabelle im Computer und seit 8 Jahren die App Todoist auf dem Smartphone und dem Desktop-Computer. Für jedes größere Projekt, dass ich beginne und für ausnahmslos jedes Kundenprojekt, lege ich zu Beginn fest, wie ich das GTD Wiedervorlagesystem umsetze.

Jede Lösung hat ihre Vor- und Nachteile und bestimmt gibt es dort draußen noch viele weitere gute Lösungen.

 Meine persönlichen Auswahl von GTD-Best-Practices, die ich bis heute einsetze, sind diese:

• Wenn Du etwas in weniger als 2 Minuten erledigen kannst, tu es sofort

• Plan Dir immer eine Folgeaufgabe ein, sobald Du eine Aufgabe abgeschlossen hast und das Thema noch nicht abgeschlossen ist

• Notiere Dir Themen, die Du an jemanden delegiert hast oder bei ihm/ihr angefragt hast mit „w:“ (=“warte auf:“), z. B. „w: Feedback zu Angebot“

• Plane In regelmäßigen Abständen Deine langfristigen Ziele und leite daraus Deine kurzfristigen Aufgaben ab

• Trenne das Abarbeiten von Aufgaben davon, die Arbeit zu organisieren (z. B. plane jeden Tag als Letztes deine Aufgaben für den nächsten Tag)

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Finden Ihrer persönlichen Wiedervorlagelösung.