Kategorie-Archiv: Vorlagen

22. Januar 2021

Der Ursprung der Besprechungsanalyse

Letzten Dienstag habe ich hier eine Vorlage zur Besprechungsanalyse vorgestellt. Das erste Mal habe ich diese Methode im Dezember 2011 eingesetzt (freilich ohne sie so zu nennen oder mir der übergreifenden Bedeutung bewusst zu sein). Die konkrete Aufgabe bestand damals darin, die Weitergabe von Qualitätsinformationen möglichst schnell und effizient zu organisieren. Nachdem mir aufgefallen war, dass es zum Thema Qualität verschiedene Besprechungen gab, die sich auch erheblich überschnitten, listete ich zunächst die verschiedenen Besprechungen inklusive der Teilnehmer, dem Zeitpunkt, der Agenda und der Art der Besprechung auf. Denn wie sich später beim Einsatz der Besprechungsanalyse immer wieder bestätigte, gründen Probleme mit einer ineffizienten Besprechungslandschaft vor Allem auf zwei Ursachen:

1. einer unterschiedlichen Auffassung zwischen dem Einladenden und den Teilnehmern darüber, welchen Zweck eine Besprechung hat und
2. einer ineffizienten Reihenfolge der Besprechungen, so dass Informationen oft mehrfach mitgeteilt werden.

Punkt 1 ist in den meisten Fällen durch eine standardisierte oder vorher verteilte Agenda in den Griff zu bekommen. Außerdem sollte der Einladende von Anfang an klar machen, ob die Besprechung rein zum Informieren, zum Erarbeiten eines Thema oder zum Entscheiden gedacht ist. Missverständnisse hierüber führen regelmäßig zu Frust bei allen Beteiligten.

Punkt 2 kann durch eine gute Planung der Teilnehmer, der Agendas und schließlich der Reihenfolge der Besprechungen optimiert werden.

Oft ergeben sich durch die Umsetzung dieser einfachen Maßnahmen schon erste Verbesserungen, so dass die Anzahl und Länge der Besprechungen reduziert werden kann.

Die Vorlage zur Besprechungsananalyse können Sie weiterhin hier herunterladen:

leandirekt.de/service/vorlagen-und-checklisten/

Die vollständige Methode zur Besprechungsoptimierung werde ich in den nächsten Tagen hier posten.

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19. Januar 2021

Neue Vorlage: Besprechungsanalyse

Haben Sie sich schon einmal gefragt, ob die vielen Besprechungen wirklich sein müssen? Oft genug halten sich Meetings, die einmal eingerichtet worden sind lange Zeit, bevor ihre Wichtigkeit in Frage gestellt wird. Regelmäßig stelle ich bei Projekten zur Einführung von Shopfloor Management meinen Kunden die Frage, ob die Besprechungslandschaft so wie sie heute gelebt wird, immer noch ihre Berechtigung hat.

Zumindest aber sollte im Sinne einer „systematischen Müllabfuhr“ in festen Abständen gefragt werden, wer an den Besprechungen teilnimmt, wie der Informationsfluss zwischen ihnen organisiert ist, ob sie überschneidungsfrei sind und ausreichend vorbereitet werden.

Einen ersten Einstieg in diese Fragen bekommt man mit Hilfe der Vorlage „Besprechungsanalyse„, die ab sofort im Download-Bereich von leandirekt verfügbar ist.

In den nächsten Tagen folgt an dieser Stelle ein Beitrag, der die Methode Besprechungsanalyse rund um diese Vorlage beleuchtet.

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16. Dezember 2020

Darstellung von Diagrammen

Wer regelmäßig in Projekten Daten auswertet, wird sich früher oder später auch mit der Datenvisualisierung beschäftigen. Die meisten von uns werden sicherlich bei Excel die Daten in der Tabelle markiert haben und auf „Neues Diagramm“ geklickt haben. Und wer war nicht schon einmal der Versuchung erlegen, die vielen Möglichkeiten auszuprobieren, die Excel bietet, um die Darstellung von Diagrammen anzupassen?

Fehlende Standards in der Visualisierung erschweren das Verständnis

Es empfiehlt sich aber aus zwei Gründen, bei der Darstellung von Daten auf die Einhaltung von Standards zu achten: Erstens wird das Verständnis erheblich erschwert, wenn gleiche Dinge auf unterschiedliche Weise dargestellt werden (und umgekehrt). Und zweitens führt die Verwendung unnötiger Designelemente regelmäßig zu einer Verwässerung der Aussage. Der Teufel steckt dabei oft im Detail.

Designstandards zur besseren Visualisierung von Daten

Abhilfe für dieses Problem können Designstandards schaffen, die für alle wichtige Aspekte der Visualisierung Empfehlungen geben. Ein gutes Beispiel sind die International Business Communication Standards (IBCS), die wichtige Gestaltungsregeln für Tabellen und Diagramme vorgeben. Es dauert ein wenig, die Regeln durchzulesen. Aber die investierte Zeit lohnt sich, da die Regeln gut begründet sind und regelmäßig mit Beispielbildern versehen sind.

Ebenso findet man dort im Bereich Templates viele Beispiele, wie gut gemachte Tabellen und Diagramme aussehen sollten. Leider gibt es auf der IBCS-Seite weder fertige xlsx-/pptx- Vorlagen zum Download, noch lassen sich Diagramme in Excel mit Bordmitteln überhaupt in dieser Form umsetzen. Aber die gezeigten Beispiele helfen in jedem Fall, die Qualität der eigenen Diagramme und Tabellen zu verbessern.

 

3. Dezember 2020

Shopfloor-Board-Designer

Shopfloor Management Board Designer

Ab sofort können Sie im Vorlagen-Bereich von leandirekt.de eine Vorlage zum Gestalten von Shopfloor-Management-Boards herunterladen: den Shopfloor Board Designer. Mit dessen Hilfe können Sie die wichtigsten Elemente auf Ihrem Shopfloor Brett anordnen und Veränderungen planen. Außerdem können Sie das virtuelle Shopfloor Brett einsetzen, um Shopfloor Besprechungen vorzubereiten und zu trainieren.

Viel Erfolg damit!

PS: bis Weihnachten 2020 läuft noch die leandirekt-Umfrage zum Thema „Shopfloor Management in Zeiten von Corona“. Machen Sie mit und lassen Sie sich die Ergebnisse später zuschicken.

28. September 2020

Einfach mehr produzieren – mit der richtigen Abtaktung

Beim Abtakten von Fertigungslinien geht es darum, für die verschiedenen Prozessschritte eines Wertstroms die Prozesstakte so zu gestalten, dass einerseits der Gesamtoutput der Fertigung maximiert wird und andererseits die Produktionssteuerung dazu passt. In Beratungsprojekten erlebe ich in der Praxis immer wieder zwei Probleme dabei:

Nettotakt ist nicht gleich Bruttotakt

Erstens werden bei der Taktanalyse zwar regelmäßig die Nettotakte der Maschinen berücksichtigt, vielleicht auch noch die Anzahl paralleler Maschinen, nicht aber der Ausschuss, die technische Verfügbarkeit und die geteilte (organisatorische) Verfügbarkeit von Maschinen, die Teil von mehreren Wertströmen sind. Das Ergebnis ist dann eine Taktanalyse, die wenig mit dem zu tun hat, was die/der Produktionsverantwortliche auf dem Shopfloor sieht. Als Konsequenz daraus wird das Ergebnis der Taktanalyse nicht akzeptiert und die Methode an sich infragegestellt.

Die Taktfolge zieht eine bestimmte Produktionssteuerung nach sich – nicht umgekehrt!

Das zweite Problem, das ich oft bei der Taktanalyse beobachte, ist ein fehlender Abgleich zwischen der Taktanalyse und der eingesetzten Produktionssteuerung. Ein geübter Industrial Engineer kann aus dem Bild einer Taktanalyse herauslesen, welche Produktionssteuerungsarten an welchen Stellen des Wertstroms eingesetzt werden sollten. Beispielsweise ergibt sich zwischen einem kurzen Takt und einem längeren Takt ein Stau, der durch eine geeignete Zuflusssteuerung begrenzt werden muss. Geschieht dies nicht (und verlässt man sich z. B. ausschließlich auf MES- oder SAP-Terminlisten), bilden sich sehr schnell „hidden Factories“ heraus, in denen die Mitarbeiter vor Ort selbst versuchen, sich irgendwie zu organisieren. Denn „das, was der Computer sagt, funktioniert eh nie“.

Vorlage Taktanalyse Screenshot

Richtig Abtakten mit einer besseren Vorlage und mehr Hintergrundwissen

Zur Lösung des ersten Problems empfehle ich, eine Vorlage für die Taktanalyse zu verwenden, die die technischen und organisatorischen Taktverluste berücksichtigt. Solch eine Vorlage finden Sie z. B. hier bei leandirekt im Vorlagenbereich.

Zur Lösung des zweiten Problems empfehle ich Ihnen, sich tiefer mit den Themen Taktanalyse und vor Allem Taktoptimierung zu beschäftigen. Das passende Training finden Sie hier:

https://www.leandirekt.de/termine/

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei, mit einfachen Mitteln mehr zu produzieren.

5. Mai 2018

„Wer ist eigentlich dafür verantwortlich?“

Ein häufiger Fehler in Projekten besteht darin, Verantwortlichkeiten nicht genau zu definieren. Durch nicht eindeutig geklärten Aufgaben und Zuständigkeiten gerät die Arbeit ins Stocken, es entstehen Konflikte, hervorgerufen durch zu viele Informationsschnittstellen in den Teams. Schnell kommt es zum Streit über Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Die Beteiligten wissen nicht, was konkret von ihnen verlangt wird oder gehen davon aus, dass sich schon jemand anderes darum kümmern wird.
Ermutigt nun durch das positive Feedback unserer Kunden und deren Anfrage, doch weitere Artikel mit dazugehörigen Vorlagen zur Verfügung zu stellen, und um Ihnen ein Werkzeug zur Lösung des oben genannten Problems in die Hand zu geben, widmen wir uns nun in diesem Artikel der RACI Matrix, mit der gewünschten Vorlage zum Downloaden.
Die RACI Methode ist ein Werkzeug zur Darstellung und Identifizierung von Verantwortlichkeiten und schafft somit einen Überblick über die Rollen in einem Projekt, also wer für welche Themen zuständig ist. Der Name selbst setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted und Informed zusammen. Dabei spielt die Größe des Projektes keine Rolle. Die RACI Matrix lässt sich sowohl bei komplexen Großprojekten als auch auf einzelne Prozesse anwenden.
In größeren Projekten lassen sich oft drei Dinge finden: unzählige Mitspieler, ein riesiges Arbeitsvolumen und meist wenig bis gar keine klare Übersicht über die Verantwortlichkeiten. Während die beiden ersten Faktoren unverändert bleiben, kann an am dritten Punkt gearbeitet werden. Nicht umsonst gibt es unzählige Methoden, Programme und Tools, die dem Chaos in Projekten den Kampf angesagt haben. Eine der effizientesten und einfachsten Methoden ist hierbei sicherlich die RACI Matrix oder auch RAM („Responsibility Assignment Matrix“) genannt. Anhand dieses Werkzeugs und der zugehörigen Methode lassen sich die Verantwortlichen und deren Arbeitsbereiche detailliert definieren; es wird geklärt, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Eine einfache Matrix ist gut zu erfassen und technisch leicht erstellt.
Für jeden Prozessschritt werden die folgenden Rollen zugeordnet:

R (Responsable) – der Bearbeiter einer Aufgabe
Wer ist mit der Durchführung der Aufgabe betraut? Der Hauptverantwortlichen wird dann üblicherweise auch weitere Personen zur Abarbeitung der Aufgabe hinzuzieht.

A (Accountable) – der verantwortliche Manager
Wer ist der verantwortliche Manager, der als Kontrollorgan über die korrekte Durchführung der Arbeiten wacht? Diese Person delegiert Aufgaben an den Verantwortlichen und prüft dann die Ergebnisse.

C (Consulted) – die fachliche Beratung
Hier werden meist Fachexperten oder außen stehende Berater beauftragt, die nur indirekt durch ihre Beraterfunktion an der Durchführung beteiligt sind.

I (Informed) – die Person, die die Informationen für andere Verantwortlichkeiten benötigt
Dabei wird festgelegt, welcher Projektbeteiligte wie informiert wird. Bei diesem Punkt findet keine Kommunikation in beiden Richtungen statt, sondern es handelt sich um eine reine Informationsweitergabe zum Status Quo.

Durch die grafische Darstellung der Verantwortlichkeiten mit der RACI Methode werden die Aufgaben für jeden übersichtlich und klar. Alle Beteiligten werden involviert und informiert, die interne Kommunikation wird verbessert. Durch die unmissverständliche Aufteilung aller Verantwortungsbereiche auf die Beteiligten werden Konfliktsituationen vermieden, die sich durch unklare Positionen und daraus resultierenden Missverständnisse ergeben können. Unklarheiten bei der Verantwortung können rechtzeitig ausgeräumt werden.
Positiv ist auch, dass für diese Methode kein eigenes Programm verwendet werden muss. Einfache Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel leisten hier guten Dienst.

Die RACI Matrix kann sowohl im strukturierten Rahmen von GPM/PMI/Prince2-Projekten als auch eigenständig eingesetzt werden.

Das leandirekt RACI-Formular finden Sie in unserem Vorlagen-Bereich.

2. März 2018

Wertstromanalysen visualisieren und gemeinsam bearbeiten

Wertstromdesign zeigt sich heutzutage immer mehr als Schlüsselmethode zur Optimierung der Produktionsabläufe. Die effiziente Erfassung und übersichtliche Darstellung des Ist-Zustandes von Prozessen in der Fabrik rückt immer mehr in den Fokus. Zunehmend mehr Unternehmen nutzen die Methodik, um die Verschwendungen während der Prozesse zu erkennen und diese zu verringern.
Da es bei der Wertstromanalyse darum geht, den Gesamtprozess und nicht nur einzelnen Teilschritte des Prozesses zu analysieren, ist die einfache und klare Darstellung dieses komplexen Geflechtes das A und O. Für die Visualisierung des Wertstromes gibt es bereits einige Vorlagen auf dem Markt, doch welches Tool ist am besten für die Abbildung des erschlankten Produktionssystems geeignet? Welches Programm unterstützt die klare Vorlage in ihrer präzisen Darstellung ohne sie durch technische Hürden zu erschweren?
Gerne werden Powerpoint und Excel für die Visualisierung verwendet, allerdings stößt man schnell an die Grenzen dieser Programme. Die Darstellungen mit diesen Programmen sehen nicht nur hässlich aus, sondern verärgern beim Import und Export  immer wieder durch Inkompatibilität und Darstellungsschwierigkeiten.

Die Diagrammsoftware Visio aus der Microsoft Familie unterstützt zwar die Wertstromanalyse grafisch einwandfrei, da sie allerdings nicht Bestandteil einer Office-Suit ist und separat erworben werden muss, ist sie nur auf den wenigsten Windows Rechnern zu finden. Auch die Nutzung der Software auf einem Apple Gerät wurde erst vor Kurzem möglich. Die beste Darstellung der Wertstromanalyse mit Visio verliert somit ihren Wert, wenn sie an einen Kunden weiter gegeben werden muss, der die Software nicht besitzt und/oder nicht nutzen kann. Auch die Programmierung einer eigenständigen Software macht aus diesem Grund wenig Sinn.

Leandirekt SVG Wertstrombaukasten Wertstromdesign

Leandirekt SVG Wertstrombaukasten

Die Lösung liegt somit nicht in einer neuen Software, sondern in einem neuen Template, das man auf jeden PC problemlos downloaden kann.
Durch die Creative Commons Lizenz Attribution-NoDerivatives 4.0 International (CC BY-ND 4.0) kann die Vorlage legal kostenlos genutzt und weiter gegeben werden. Durch das Industriestandartformat SVG ist das Template auch auf den meisten PC problemlos verwendbar. Es kann ohne Qualitätsverluste skaliert, gedruckt und konvertiert werden.
Da diese Lösung Software-neutral ist, kann man die Bearbeitung mit einer individuell gewünschten und oft kostenlosen Software selbst vornehmen. Mit den Design Programmen Inkscape (freie Software) oder Adobe Illustrator zum Beispiel kann man die Daten importieren und später in andere Programme einfügen. Viele weitere Programme verfügen über SVG-Importfilter.

Die Idee des Templates ist somit nicht nur die einfachste und schnellste Lösung, sondern spiegelt auch exakt die Philosophie und die Schwerpunkte der Wertstromanalyse, nämlich Effizienz, Klarheit, Systematik und Wirksamkeit, wieder.

Download: Wertstromsymbole SVG