Kennen Sie sich (zumindest ein wenig) mit der Philosophie und den Methoden von Lean aus? Dann werden Sie sich in der Regel mit dem Einsatz von Lean in der Fertigung oder Logistik beschäftigt haben. Dort liegt der Ursprung von Lean. Auch bringen Produktionsprozesse häufig Wiederholungen mit sich, die mit Lean Methoden verbessert werden können. Das Erkennen, Analysieren und Reduzieren von Verschwendung lohnt sich erst dann so richtig, wenn eine gewisse Wiederholhäufigkeit den Aufwand für eine systematische Beschäftigung damit rechtfertigt.
Aber auch bei Büro- und Verwaltungstätigkeiten gibt es regelmäßig Prozesse, die wiederholt, arbeitsteilig, und zumindest teilweise strukturiert durchgeführt werden. Wenn man versucht Lean auf solche Bereiche anzuwenden dann geschieht dies in der Regel unter dem Schlagwort Lean Admin oder Lean Office. Genau diesem Them widmet sich das kleine Handbuch „Lean Office“ aus der Pocket Power Reihe von den Autoren Lukas Kubenz und Patrick Pötters. In diese Artikel werde ich mich der Frage widmen, was dieses Buch für Sie zu bieten hat und ob sich eine Anschaffung lohnt.
Zunächst einmal muss zwischen den beiden Begriffen Lean Admin und Lean Office unterschieden werden. Hierbei hat sich eine Unterscheidung in der Betrachungsweise bewährt, die auch von diesem Buch durchgehalten wird. Als „Lean Admin“ wird demnach das System verstanden, nach dem die Philosophie, Methoden und Organisation von Lean in administrativen Bereichen angewandt werden. Der Fokus liegt hier also auf der Art der Prozesse als Unterscheidung zu Lean Production. Bei dem Begriff „Lean Office“ liegt der Schwerpunkt eher auf der konkrete Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen im Büro als Ort des Geschehens. Insofern könnte man analog zum Lean Production auch von „Gemba“ sprechen.
Das Buch besteht aus vier Teilen:
1. Übertragung der Lean Prinzipien und Verschwendungsarten auf den Office Bereich
2. Übersicht über Lean Office Methoden (Prozess- und Tätigkeitsstrukturanalysen, Prozessgestaltung, Office 5S, Office Kanban, Poka Yoke, PDCA)
3. Umsetzungsleitfaden mit Details zu den Themen Prozessgestaltung und Office Floor Management)
4. Checklisten und Vorlagen
Im ersten Teil wird versucht, die Grundbegriffe der Lean Philosophie auf den Office Bereich anzuwenden. Das klappt gut und ist für den Lean erfahrenen Lesser nachvollziehbar. Inwieweit sich die Begriffswelt und Denkweise des Lean für solche Menschen nachvollziehen lässt, die bisher nichts damit zu tun hatte, kann ich nicht beurteilen. Ich hab jedoch die Erfahrung gemacht, dass gerade in Bereichen, die bisher nichts damit zu tun haben, Prozessoptimierung schnell mit Rationalisierung und damit dem 80er Jahre Kampfbegriff für Stellenabbau gleichgesetzt wird. Gerechtfertigt ist das nicht; dennoch bleibt das Buch hier einfache Antworten auf die Fragen schuldig, wie Lean auch für Büroprozesse salonfähig gemacht werden kann.
Im zweiten und dritten Teil wird ein Methodenbaukasten für den Einsatz von Lean im Office vorgestellt, der eine gute Grundlage für Verbesserungsansaätze bildet. Aus dem großen Methodenschatz von Lean werden genau die Methoden herausgegriffen, die auch nach meiner Meinung erfolgreich im Büri eingesetzt werden können. Zu Beginn des dritten Kapitels gibt das Buch einige Hinweise dazu, wie man ein Lean Office System einführen sollte. Die Erläuterungen sind allerdings sehr knapp; die Themen Training, Stakeholder- und Changemanagement kommen überhaupt nicht zur Sprache.
Später wird die Makigami Methode zur Prozessgestaltung recht detailliert beschrieben; die praktische Nutzbarkeit bleibt aber durch den begrenzten Detaillierungsgrad der Makigami Methode gering.
Der vierte Teil des Buches enthält einige Checklisten zum Team Lean Office. Dort finden Sie nichts, was sie nicht auch im Netz finden würden. Aber die Auswahl nimmt dem/der Leser:in etwas Arbeit ab. Per QR-Code kann man die Vorlagen direkt downloaden. Leider nur als (teilweise vorausgefüllte) PDFs.
Die aktuelle Auflage ist von 2019. Das Buch hat 116 Seiten und kostet neu 14€.
Für mich ist „Lean Office – Pocket Power“ eine sinnvolle Arbeitshilfe, da es einen guten Überblick über das Thema Lean Office / Lean Admin gibt. Das Inhaltsverzeichnis können Sie quasi direkt als Projektplan für „Lean im Office“ übernehmen. Die Kapitel zu 5S im Büro und zum Thema Office Floor Management sind gut und hilfreich. Die Abschnitte zur Prozessgestaltung und Office Kanban sind jedoch sehr knapp gehalten. Wer dies vertiefen möchte ist mit „Lean Administration 1“ von Bodo Wiegand (Prozessgestaltung / Admin Wertstrom) und „Kanban from the Inside“ von Mike Burrows (agiles Büro-/Prozessmanagement mit Kanban) deutlich besser aufgehoben. Für das Thema Change Management im Rahmen einer Lean Office Einführung empfehle ich das ADKAR-System von Jeffrey M. Hiatt.
Unter Strich ist das Buch Lean Office von Kubenz und Pötters eine Kaufempfehlung für alle, die sich mit Lean beschäftigen. Bei dem Preis kann man eh nichts falsch machen.
Uns wo wir gerade beim Thema sind:
Werfen Sie doch einmal einen Blick auf meine Trainingsangebote zum Thema Lean Administration / Lean Office. Die online Grundlagenschulung mit Live Training und Coaching gibts bei mir schon für 50€.
Viel Erfolg auf Ihrem Weg zum schlanken Büro wünscht Ihnen
Oliver Grimm