Letzten Dienstag habe ich hier eine Vorlage zur Besprechungsanalyse vorgestellt. Das erste Mal habe ich diese Methode im Dezember 2011 eingesetzt (freilich ohne sie so zu nennen oder mir der übergreifenden Bedeutung bewusst zu sein). Die konkrete Aufgabe bestand damals darin, die Weitergabe von Qualitätsinformationen möglichst schnell und effizient zu organisieren. Nachdem mir aufgefallen war, dass es zum Thema Qualität verschiedene Besprechungen gab, die sich auch erheblich überschnitten, listete ich zunächst die verschiedenen Besprechungen inklusive der Teilnehmer, dem Zeitpunkt, der Agenda und der Art der Besprechung auf. Denn wie sich später beim Einsatz der Besprechungsanalyse immer wieder bestätigte, gründen Probleme mit einer ineffizienten Besprechungslandschaft vor Allem auf zwei Ursachen:
1. einer unterschiedlichen Auffassung zwischen dem Einladenden und den Teilnehmern darüber, welchen Zweck eine Besprechung hat und
2. einer ineffizienten Reihenfolge der Besprechungen, so dass Informationen oft mehrfach mitgeteilt werden.
Punkt 1 ist in den meisten Fällen durch eine standardisierte oder vorher verteilte Agenda in den Griff zu bekommen. Außerdem sollte der Einladende von Anfang an klar machen, ob die Besprechung rein zum Informieren, zum Erarbeiten eines Thema oder zum Entscheiden gedacht ist. Missverständnisse hierüber führen regelmäßig zu Frust bei allen Beteiligten.
Punkt 2 kann durch eine gute Planung der Teilnehmer, der Agendas und schließlich der Reihenfolge der Besprechungen optimiert werden.
Oft ergeben sich durch die Umsetzung dieser einfachen Maßnahmen schon erste Verbesserungen, so dass die Anzahl und Länge der Besprechungen reduziert werden kann.
Die Vorlage zur Besprechungsananalyse können Sie weiterhin hier herunterladen:
leandirekt.de/service/vorlagen-und-checklisten/
Die vollständige Methode zur Besprechungsoptimierung finden Sie ebenfalls hier auf leandirekt.de.