Vor ein paar Tagen hatte ich an dieser Stelle die Vorlage „Besprechungsanalyse“ veröffentlicht und versprochen, dass es dazu noch eine komplette Methode „Besprechungsdesign“ geben wird. Dieses Versprechen löse ich hiermit ein.
Verbesserung einzelner Besprechungen
Zunächst einmal müssen wir für die Verbesserung der Besprechungslandschaft zwei Arten von Verbesserungen unterscheiden: Erstens die Verbesserung der Durchführung einzelner Besprechungen und zweitens die optimale Gestaltung der Besprechungslandschaft. Während es für das erste Thema schier unendlich viele Angebote, Tipps und Tricks im Netz gibt (siehe hier), findet man kaum konkrete Ansätze zur Optimierung der kompletten Besprechungslandschaft. Unter letzterem verstehe ich den Gesamtumfang der Besprechungen in einem Unternehmen bzw. an einem Standort.
Die beiden Ansätze „einzelne Besprechungen besser machen“ und „die Besprechungslandschaft optimieren“ sind dabei unabhängig voneinander, ergänzen sich und verstärken gegenseitig ihre positiven Effekte! Tun Sie daher am besten beides, um eine möglichst effiziente Kommunikation bei minimalem Aufwand für alle Beteiligten sicherzustellen.
Optimierung der kompletten Besprechungslandschaft
Im Folgenden geht es nun ausschließlich um die Optimierung der Besprechungslandschaft. Hierzu schlage ich die folgenden Schritte vor:
Besprechungsanalyse
1. Besprechungen AUFLISTEN (Name? wann? Teilnehmer? Dauer?) (z.B. mit Hilfe der Vorlage „Besprechungsanalyse“)
2. Besprechungen KATEGORISIEREN: Information oder Diskussion oder Entscheidung (oder Netzwerken)
3. THEMEN zuordnen: welche Themen werde heute in welchen Besprechungen behandelt?
4. INFORMATIONSFLÜSSE analysieren (z.B. mit Hilfe einer Informationsstrukturanalyse): Welche Informationen werden in welcher Besprechung benötigt oder erstellt?
Besprechungsdesign
5. STAKEHOLDERanalyse und -einbindung
6. VERANTWORTLICHKEITEN festlegen: Welche Menschen sollen für welches Thema verantwortlich sein?
7. STREICHEN: Welche Besprechungen können wegfallen (evtl. mit anderen Besprechungen verbunden werden)?
8. REIHENFOLGE der Besprechungen festlegen (in Abhängigkeit von dem Informationsfluss)
9. TEILNEHMER festlegen (je weniger desto besser)
10. UHRZEITEN/TAGE für die Besprechungen festlegen
Umbau der Besprechungslandschaft
11. Die UMSTELLUNG der Besprechungslandschaft in verschiedene Schritte gliedern
12. die REIHENFOLGE dieser Veränderungen planen
13. TERMINE für die jeweiligen Umstellungen festlegen
14. einen KOMMUNIKATIONSPLAN für die Veränderungen erstellen (bei größeren Veränderungen)
15. die erste Veränderung UMSETZEN
16. Schritt für Schritt die restlichen Veränderungen UMSETZEN
Swim Lane Darstellung
Vielleicht fragen Sie sich nun, was das Bild dieses Beitrags mit dem Thema zu tun hat? Nun, zur Visualisierung des Informationsaustausches zwischen Besprechungen wird oft ein sogenanntes Swim Lane Diagramm eingesetzt. Ähnlich wie bei einer Wertstromanalyse wird der Prozessablauf durch eine Kette von einzelnen Besprechungen dargestellt, wobei die Bahnen des Schwimmbeckens einer Abteilung oder Arbeitsgruppe entsprechen. Ich finde das ein schönes Beispiel, wie man das Problem der in sich abgeschlossenen Informationsblasen der Abteilungen darstellen kann.
Womit sollten Sie anfangen?
Welche der beiden Ansätze ist nun wichtiger: Die Verbesserung der einzelnen Besprechungen oder die Optimierung der Besprechungslandschaft? Beides ist wichtig! Aber der Ansatz und die Verantwortung hierfür unterscheiden sich. Das effiziente Durchführen einzelner Besprechungen ist ein Soft Skill, den jeder Mensch beherrschen sollte, der regelmäßig Besprechungen leitet. Grundsätzlich sollte hier Jeder seine Fähigkeiten kritisch hinterfragen und sich weiterbilden. Auch die breite Entwicklung dieses Skills im Rahmen eines Unternehmensprogramms ist denkbar.
Die Optimierung der Besprechungslandschaft hingehen ist eine Managementaufgabe, deren Entwicklung Zeit, Führung und geeignete Maßnahmen (Kommunikations- und Stakeholdermangement) benötigt. Die Umsetzung der in diesem Artikel vorgestellten Methode wird nur erfolgreich sein, wenn die Umsetzenden die erforderliche Entschlusskraft und das richtige Mandat dafür haben. Ob die Optimierung der Besprechungslandschaft nun von einer höheren Führungskraft oder von einer Stabsstelle Organisationsentwicklung getrieben wird, ist von dem jeweiligen Unternehmen abhängig. Ein hinreichendes Mandat (hier: Durchsetzungsmacht) ist in jedem Fall unabdingbar.
Gemeinsam Ihre Besprechungslandschaft optimieren
Und nun wünsche ich Ihnen viel Erfolg beim Optimieren Ihrer Besprechungslandschaft.
Ich freue mich darauf, von Ihren Erfolgen zu hören.
Falls Sie Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Besprechungslandschaft benötigen oder Sie an einem Training teilnehmen möchten, stehe ich gerne zur Verfügung. Meine Kontaktdaten finden Sie hier.
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