Archiv für das Jahr: 2018

5. Mai 2018

„Wer ist eigentlich dafür verantwortlich?“

Ein häufiger Fehler in Projekten besteht darin, Verantwortlichkeiten nicht genau zu definieren. Durch nicht eindeutig geklärten Aufgaben und Zuständigkeiten gerät die Arbeit ins Stocken, es entstehen Konflikte, hervorgerufen durch zu viele Informationsschnittstellen in den Teams. Schnell kommt es zum Streit über Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Die Beteiligten wissen nicht, was konkret von ihnen verlangt wird oder gehen davon aus, dass sich schon jemand anderes darum kümmern wird.
Ermutigt nun durch das positive Feedback unserer Kunden und deren Anfrage, doch weitere Artikel mit dazugehörigen Vorlagen zur Verfügung zu stellen, und um Ihnen ein Werkzeug zur Lösung des oben genannten Problems in die Hand zu geben, widmen wir uns nun in diesem Artikel der RACI Matrix, mit der gewünschten Vorlage zum Downloaden.
Die RACI Methode ist ein Werkzeug zur Darstellung und Identifizierung von Verantwortlichkeiten und schafft somit einen Überblick über die Rollen in einem Projekt, also wer für welche Themen zuständig ist. Der Name selbst setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted und Informed zusammen. Dabei spielt die Größe des Projektes keine Rolle. Die RACI Matrix lässt sich sowohl bei komplexen Großprojekten als auch auf einzelne Prozesse anwenden.
In größeren Projekten lassen sich oft drei Dinge finden: unzählige Mitspieler, ein riesiges Arbeitsvolumen und meist wenig bis gar keine klare Übersicht über die Verantwortlichkeiten. Während die beiden ersten Faktoren unverändert bleiben, kann an am dritten Punkt gearbeitet werden. Nicht umsonst gibt es unzählige Methoden, Programme und Tools, die dem Chaos in Projekten den Kampf angesagt haben. Eine der effizientesten und einfachsten Methoden ist hierbei sicherlich die RACI Matrix oder auch RAM („Responsibility Assignment Matrix“) genannt. Anhand dieses Werkzeugs und der zugehörigen Methode lassen sich die Verantwortlichen und deren Arbeitsbereiche detailliert definieren; es wird geklärt, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Eine einfache Matrix ist gut zu erfassen und technisch leicht erstellt.
Für jeden Prozessschritt werden die folgenden Rollen zugeordnet:

R (Responsable) – der Bearbeiter einer Aufgabe
Wer ist mit der Durchführung der Aufgabe betraut? Der Hauptverantwortlichen wird dann üblicherweise auch weitere Personen zur Abarbeitung der Aufgabe hinzuzieht.

A (Accountable) – der verantwortliche Manager
Wer ist der verantwortliche Manager, der als Kontrollorgan über die korrekte Durchführung der Arbeiten wacht? Diese Person delegiert Aufgaben an den Verantwortlichen und prüft dann die Ergebnisse.

C (Consulted) – die fachliche Beratung
Hier werden meist Fachexperten oder außen stehende Berater beauftragt, die nur indirekt durch ihre Beraterfunktion an der Durchführung beteiligt sind.

I (Informed) – die Person, die die Informationen für andere Verantwortlichkeiten benötigt
Dabei wird festgelegt, welcher Projektbeteiligte wie informiert wird. Bei diesem Punkt findet keine Kommunikation in beiden Richtungen statt, sondern es handelt sich um eine reine Informationsweitergabe zum Status Quo.

Durch die grafische Darstellung der Verantwortlichkeiten mit der RACI Methode werden die Aufgaben für jeden übersichtlich und klar. Alle Beteiligten werden involviert und informiert, die interne Kommunikation wird verbessert. Durch die unmissverständliche Aufteilung aller Verantwortungsbereiche auf die Beteiligten werden Konfliktsituationen vermieden, die sich durch unklare Positionen und daraus resultierenden Missverständnisse ergeben können. Unklarheiten bei der Verantwortung können rechtzeitig ausgeräumt werden.
Positiv ist auch, dass für diese Methode kein eigenes Programm verwendet werden muss. Einfache Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel leisten hier guten Dienst.

Die RACI Matrix kann sowohl im strukturierten Rahmen von GPM/PMI/Prince2-Projekten als auch eigenständig eingesetzt werden.

Das leandirekt RACI-Formular finden Sie in unserem Vorlagen-Bereich.

2. März 2018

Wertstromanalysen visualisieren und gemeinsam bearbeiten

Wertstromdesign zeigt sich heutzutage immer mehr als Schlüsselmethode zur Optimierung der Produktionsabläufe. Die effiziente Erfassung und übersichtliche Darstellung des Ist-Zustandes von Prozessen in der Fabrik rückt immer mehr in den Fokus. Zunehmend mehr Unternehmen nutzen die Methodik, um die Verschwendungen während der Prozesse zu erkennen und diese zu verringern.
Da es bei der Wertstromanalyse darum geht, den Gesamtprozess und nicht nur einzelnen Teilschritte des Prozesses zu analysieren, ist die einfache und klare Darstellung dieses komplexen Geflechtes das A und O. Für die Visualisierung des Wertstromes gibt es bereits einige Vorlagen auf dem Markt, doch welches Tool ist am besten für die Abbildung des erschlankten Produktionssystems geeignet? Welches Programm unterstützt die klare Vorlage in ihrer präzisen Darstellung ohne sie durch technische Hürden zu erschweren?
Gerne werden Powerpoint und Excel für die Visualisierung verwendet, allerdings stößt man schnell an die Grenzen dieser Programme. Die Darstellungen mit diesen Programmen sehen nicht nur hässlich aus, sondern verärgern beim Import und Export  immer wieder durch Inkompatibilität und Darstellungsschwierigkeiten.

Die Diagrammsoftware Visio aus der Microsoft Familie unterstützt zwar die Wertstromanalyse grafisch einwandfrei, da sie allerdings nicht Bestandteil einer Office-Suit ist und separat erworben werden muss, ist sie nur auf den wenigsten Windows Rechnern zu finden. Auch die Nutzung der Software auf einem Apple Gerät wurde erst vor Kurzem möglich. Die beste Darstellung der Wertstromanalyse mit Visio verliert somit ihren Wert, wenn sie an einen Kunden weiter gegeben werden muss, der die Software nicht besitzt und/oder nicht nutzen kann. Auch die Programmierung einer eigenständigen Software macht aus diesem Grund wenig Sinn.

Leandirekt SVG Wertstrombaukasten Wertstromdesign

Leandirekt SVG Wertstrombaukasten

Die Lösung liegt somit nicht in einer neuen Software, sondern in einem neuen Template, das man auf jeden PC problemlos downloaden kann.
Durch die Creative Commons Lizenz Attribution-NoDerivatives 4.0 International (CC BY-ND 4.0) kann die Vorlage legal kostenlos genutzt und weiter gegeben werden. Durch das Industriestandartformat SVG ist das Template auch auf den meisten PC problemlos verwendbar. Es kann ohne Qualitätsverluste skaliert, gedruckt und konvertiert werden.
Da diese Lösung Software-neutral ist, kann man die Bearbeitung mit einer individuell gewünschten und oft kostenlosen Software selbst vornehmen. Mit den Design Programmen Inkscape (freie Software) oder Adobe Illustrator zum Beispiel kann man die Daten importieren und später in andere Programme einfügen. Viele weitere Programme verfügen über SVG-Importfilter.

Die Idee des Templates ist somit nicht nur die einfachste und schnellste Lösung, sondern spiegelt auch exakt die Philosophie und die Schwerpunkte der Wertstromanalyse, nämlich Effizienz, Klarheit, Systematik und Wirksamkeit, wieder.

Download: Wertstromsymbole SVG