In meinem letzten Blogpost habe ich eine Übersicht über das absolute Minimum an Projektmanagement gegeben, das für Lean-Projekte sinnvoll ist. Der erste Punkt, den ich dabei genannt hatte, war der Projektauftrag. Worum geht es dabei?
Zunächst einmal muss zwischen dem kaufmännischen und dem fachlichen Projektauftrag unterschieden werden. Beide sind wichtig, verfolgen jedoch einen unterschiedlichen Zweck.
Der kaufmännische Projektauftrag legt das Vertragsverhältnis zwischen Auftraggeber und dem Projektdurchführenden fest. Bei rein internen Projekten kann dieser kaufmännische Auftrag ggf. entfallen, da das Vertragsverhältnis bereits über die Arbeitsbeziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter bzw. internem Kunden und festem Servicebereich abgedeckt ist. Falls im Unternehmen eine formale Trennung mit Cost und Profit Centern zwischen den Bereichen gelebt wird, kann ein Projektvertrag jedoch auch bei internen Projekten erforderlich sein. Der kaufmännische Auftrag regelt mindestens
- den Auftraggeber und Auftragnehmer
- eine kurze Auftragsbeschreibung
- den Preis (pauschal oder in der Form Tagespreis x geplante Anzahl Tage)
- die Abnahmekriterien oder enthält einen entsprechenden Verweis auf ein fachliches Dokument.
Beim letzten Punkt merken wir schon, dass der Übergang vom kaufmännischen Auftrag zum fachlichen Auftrag fließend sein kann und nicht immer klar abzugrenzen ist. Dennoch ist es sinnvoll, sich bewusst zu machen, dass beide Arten des Vertrages vereinbart werden müssen. Oft gibt es auf Kundenseite auch unterschiedliche Ansprechpartner für den kaufmännischen und fachlichen Teil des Auftrags, sodass sich auch aus praktischen Gründen und im Sinne eines effektiven Stakeholdermangements die Trennung anbietet.
Der fachliche Projektauftrag beschreibt alle Aspekte, die das Auftragsthema eindeutig abgrenzen sowie einen Rahmen an Zeit und Geld, der für das Projekt verfügbar ist. Ebenso sind dort die Rollen des Projektleiters und der Projektbeteiligten zu klären und weitere mitgeltende Dokumente oder Erwartungen aufzuführen. Das Wichtigste hierbei ist nun, dass für all diese Aspekte überhaupt eine Festlegung getroffen wird und die Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt werden. Auf den Umfang und die Qualität der Formulierung kommt es dabei im ersten Schritt nicht an. Im Vordergrund steht, dass das Einengen des Projektgegenstandes von allen Beteiligten eingeübt wird. Hierzu einige Beispiele:
gut: „Das Projekt hat einen Umfang von x Tagen.“ oder „Das Projekt läuft auf unbestimmte Zeit.“
schlecht: Keine Aussage zur Projektdauer im Auftrag machen.
gut: „Das Budget für die Initialisierungsphase beträgt x€.“ oder „Das Projekt verfügt über kein eigenes Budget.“
schlecht: Keine Aussage zur Kostenverantwortung treffen
Auf Basis guter Festlegungen kann nun gearbeitet werden. Selbstverständlich kann und sollte der Auftrag zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden, wenn die Rahmenbedingungen sich geändert haben.
Offensichtlich ist ja, dass der fachliche Auftrag auf Seiten des Auftragnehmers dazu dient, das weitere Projekt zu planen und in die richtige Richtung zu entwickeln. Mindestens genauso wichtig ist der fachliche Auftrag jedoch für den Auftraggeber, weil er diesen dazu zwingt, sich mit den Möglichkeiten und Chancen des Projektes auseinander zu setzen. Durch das Einfordern eines präzisen fachlichen Projektauftrags wird somit auch verhindert, dass ein Thema durch das bloße Einsetzen eines (letztlich nicht handlungsfähigen) Projektes auf die lange Bank geschoben wird.
Gerade der letzte Aspekt wird in der Praxis von Lean-Projekten oft unterschätzt. Ein Problem in der Produktion löst sich nicht alleine dadurch, dass ein Projekt eingesetzt wird. Ein Projekt kann aber eine Lösung schaffen, wenn es über den richtigen Auftrag, ein effektives Mandat und eine hinreichende Ausstattung verfügt.
